Denne personvernerklæringen gjelder for Movit AS. Vi er behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger som er beskrevet i denne personvernerklæringen.
Virksomhetens fulle navn og kontaktinformasjon
Navn: Movit AS
Adresse: Torggata 72, 2317 Hamar
E-post: havard@movit.no
Telefon: 917 71 625
Organisasjonsnummer: 927 544 067
1. Hvem vi behandler personopplysninger om
Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende personer:
- Kontaktpersoner hos virksomhetskunder.
- Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere.
- Privatkunder.
- Personer som er involvert i saker vi bistår i.
- Andre personer som er omtalt i dokumenter vi får tilgang til.
- Besøkende på vår nettside.
2. Formål, typer personopplysninger og rettslig grunnlag
Nedenfor gir vi en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger vi behandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen.
Etablering av kundeforhold
Når vi kontaktes av en kunde med forespørsel om vi kan ta et oppdrag, foretar vi en uavhengighetssjekk (konfliktavklaring) før vi eventuelt sier ja til oppdraget. Uavhengighetssjekken tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).
I tilknytning til etableringen av et kundeforhold vil vi også foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven. Kundekontrollen er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.
Dersom vi kan ta oppdraget, registreres kontaktinformasjon. For virkssomhetskunder bygger registreringen av kontaktopplysninger på en interesseavveining, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f. Registrering av kontaktopplysninger om privatkunder er nødvendig for å kunne inngå avtale med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.
Sakshåndtering
Enkelte oppdrag innebærer at vi får tilgang til personopplysninger om involverte enkeltpersoner. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter kunden oversender eller annen korrespondanse i saken. Behandlingen av personopplysninger i slike tilfeller er forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).
Kunnskapsforvaltning
Dokumenter som utarbeides som ledd i et oppdrag vil kunne danne utgangspunkt for tilsvarende dokumenter i andre oppdrag. Dersom dokumenter lagres i denne hensikt, vil navn og andre opplysninger som er egnet til å identifisere tidligere oppdrag som utgangspunkt bli anonymisert. Dersom personopplysninger likevel fremkommer av slik dokumentasjon, vil behandlingsgrunnlaget være vår interesse i å nyttiggjøre utarbeidet kunnskap i videre rådgivning, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).
Kundeadministrasjon
Det opprettes egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av kunden. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i vårt regnskapssystem. For virksomhetskunder er det vi gjør i forbindelse med kundeadministrasjon hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining), mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.
Lagring og oppbevaring av saksdokumenter
Vi oppbevarer saksdokumenter så lenge vi anser det som nødvendig av hensyn både til kunden og for vår egen del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål eller en tvist hvor den informasjonen som er lagret på en sak igjen kan bli aktuell. Maksimal oppbevaringstid vil likevel være 20 år etter at oppdraget er avsluttet. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining, jf. den legitime interessen angitt over) og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), jf. personopplysningsloven § 11. Regnskapslovgivningen pålegger oss ellers å lagre bestemte regnskapsdokumenter i et nærmere angitt tidsrom. Når et bestemt formål tilsier lagring i et gitt tidsrom, sørger vi for at personopplysningene utelukkende blir benyttet for det aktuelle formålet i dette tidsrommet.
Fakturering
Kontaktopplysninger som er mottatt fra virksomhetskunder benyttes for å merke faktura som sendes til virksomheten dersom kunden ber om dette. For privatkunder, benyttes personens private postadresse for utsendelse av faktura. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) for virksomhetskunder og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendige for å oppfylle avtalen med den registrerte) for privatkunder.
IT-drift og sikkerhet
Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 f (interesseavveining, jf. vår legitime interesse knyttet til nevnte aktiviteter) og vår rettslige forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.
Markedsføring
I den grad det er aktuelt å sende ut nyhetsbrev til e-postadresser som er registrert på virksomhetskunder som vi løpende yter advokattjenester til, gjelder følgende: Mottakere av nyhetsbrevet kan enkelt melde seg av tjenesten ved å benytte link som er inkludert i hver enkelt henvendelse. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) der vi har mottatt e-postadressen i forbindelse med et advokatoppdrag. Dersom det foreligger et eksisterende kundeforhold vil markedsføringen skje i henhold til markedsføringsloven § 15(3). I andre sammenhenger bygger markedsføring på samtykke fra vedkommende, jf. markedsføringsloven § 15(1) og GDPR artikkel 6 nr. 1 a.
3. Hvem vi deler personopplysninger med
Våre leverandører av IT-tjenester vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom personopplysninger er lagret hos leverandøren eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten med oss. Leverandørene opptrer i henhold til databehandleravtale og under vår instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen.
Vi utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på andre måter enn dem som er beskrevet i denne personvernerklæringen med mindre kunden eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette eller utleveringen er lovpålagt.
4. Nettsider
Informasjonskapsler
Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside.
Lagring av opplysninger og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre bruker både har blitt informert om og har gitt sitt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene, jf. Ekomloven § 2-7b.
Internettstatistikk
Vi samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på vårt nettsted med Google Analytics. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.
Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker. Vi samler inn hele IP-adressen, men IP-adressen avidentifiseres slik at bare de tre første gruppene i adressen brukes til å generere statistikk. Det vil si at dersom IP-adressen består av numrene 123.456.789.123, brukes bare 123.456.789.XXX. I tillegg behandles IP-adressene på aggregert nivå, det vil si at all data slås sammen til en gruppe og ikke behandles individuelt.
Administrasjon av vår nettside
Vi administrerer verktøy for måling og sporing ved hjelp av et Tag Management System: Google Tag Manager.
Informasjonskapsler Google Analytics
Analyseverktøyet Google Analytics plasserer informasjonskapsler på din maskin). Dette gjøres for at vi skal kunne samle inn statistikk, og slettes etter 90 dager. Du kan lese mer om nettstatistikk over.
Skru av informasjonskapsler i din nettleser
Du kan velge bort Googles bruk av informasjonskapsler ved å gå til Googles annonseinnstillinger. Du kan også velge bort en tredjepartsleverandørs bruk av informasjonskapsler ved å gå til bortvalgssiden for Network Advertising Initiative.
Slik administrerer du informasjonskapsler (nettvett.no).
5. Rettigheter
Privatpersoner har rettigheter til personopplysninger som omhandler vedkommende. Hvilke rettigheter dette dreier seg om, avhenger av omstendighetene.
Trekke samtykke tilbake
Dersom du har gitt samtykke til å motta nyhetsbrev fra oss, kan du når som helst trekke dette samtykket tilbake. Dersom du har samtykket til annen behandling av personopplysninger, kan du også når som helst trekke ditt samtykke tilbake med henblikk på denne behandlingen ved å rette en henvendelse til oss om dette.
Be om innsyn
Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.
Be om retting eller sletting
Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn.
Dataportabilitet
I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format.
Klage til tilsynsmyndigheten
Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet.
6. Endringer i personvernerklæringen
Vi vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside. Ved vesentlige endringer vil vi varsle om dette.
7. Kontakt oss
Dersom du har spørsmål eller kommentarer til vår personvernerklæring eller du vil utøve dine rettigheter, kan du ta kontakt med oss på tlf. 917 71 625 eller havard@movit.as.